Jak efektywnie zarządzać swoim czasem?

Tak często powtarzamy, że na nic nie mamy czasu. Mimo wielu – chociażby technologicznych ulepszeń, nadal nie możemy ułożyć swojego dnia tak, aby starczyło nam na wszystko czasu. Niekiedy jesteśmy zmuszeni zrezygnować z jednej aktywności – na rzecz drugiej. Jednak czy sytuacja rzeczywiście jest aż tak dramatyczna? A co, jeśli problem leży w zarządzaniu swoim czasem?  Tym razem o tym, jak zorganizować swoje życie i stać się mistrzem wydajności i zorganizowania!

Planowanie

Dla wielu osób planowanie kojarzy się z rutyną, nudą i kurczowym trzymaniem się wypisanych sobie punktów – ale wcale tak nie jest! Rzecz jasna – nawyk planowania jest w pewnym sensie formą rutynowego działania. Kiedy jednak już go sobie przyswoimy, pozwala na bardzo dobrą organizację i znajdowanie czasu wolnego pośród codziennych obowiązków. Skuteczne planowanie życia prywatnego i zawodowego może być oparte na trzech elementach: kalendarzu tradycyjnym, aplikacjach telefonicznych oraz na tak zwanych check listach.

Kalendarz tradycyjny

W dobie komputerów i internetu, tradycyjny kalendarz nieco stracił na popularności. Jednak nadal może on stanowić przydatne narzędzie – zwłaszcza jeśli chcemy nauczyć się, jak dobrze zarządzać swoim czasem.

Kalendarz, nawet jeśli nie będziemy go nosić stale przy sobie, powinien towarzyszyć nam codziennie. Zapisujmy w nim wszystkie plany na dany dzień. Mogą to być takie podpunkty, jak spotkanie z klientem, wysłanie projektu, ale także – zrobienie zakupów, pójście na kawę z przyjaciółką, czy wizyta u kosmetyczki. Do kalendarza wpisujemy wszystkie czynności, nawet te najdrobniejsze, które wymagają od nas uwagi i poświęconego czasu.

Kalendarz tradycyjny łączy w sobie aktywność zawodową oraz tą prywatną – dając nam pełen obraz całego dnia. Zaglądamy do niego przynajmniej dwa razy dziennie – rano oraz wieczorem. O poranku przypomnimy sobie wszystkie punkty do zrobienia, a wieczorem skreślamy to, co udało nam się zrobić i zapisujemy zadanie na kolejny dzień. Dobrze jest planować z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. Warto więc usiąść z kalendarzem w weekend i zapisać szkic nadchodzących dni.

Aplikacje telefoniczne

Kalendarz tradycyjny może być uzupełniony o aplikację telefoniczną. To właśnie telefon towarzyszy nam przez większość dnia i to on może stać się narzędziem lepszego gospodarowania czasem. Telefon posiada także tę przewagę nad kalendarzem tradycyjnym, że daje możliwość ustawienia przypomnienia – w wybranym przez nas dniu i o dowolnej godzinie.

Możemy również wykorzystać aplikację do sporządzania notatek – które będą widoczne za każdym razem, kiedy spojrzymy na ekran telefonu.

Check listy

Check listy to bardzo przydatne narzędzia, które można dostosować do swoich indywidualnych potrzeb. Aby jest stworzyć wystarczy kartka i długopis.

Check lista ma za zadanie pomóc nam w zaplanowaniu nie tylko dnia, ale także całego tygodnia, miesiąca, a nawet roku. Może również być tematyczna i dotyczyć czasu wolnego lub zawodowego. Na czym polega?

Wypiszmy na kartce zadania, które chcemy wykonać na przykład w ciągu najbliższych siedmiu dni. Mogą to być wizyta na siłowni, u dermatologa, wyjazd do rodziców, czy przygotowanie przemówienia na konferencję. Wszystko zależy od tego, jakie są nasze plany i priorytety.

Następnie, realizujemy kolejno plany z listy, a te wykonane – wykreślamy. Taka check lista nie tylko działa niezwykle mobilizująco, ale pozwala mieć pod kontrolą wszystkie czekające na nas zadania.

Dobra organizacja czasu to doskonały sposób na znalezienie chwili dla siebie
Dobra organizacja czasu to doskonały sposób na znalezienie chwili dla siebie

Najważniejsze zasady organizowania czasu

Jak jednak skutecznie korzystać ze skrzętnie zapisanego kalendarza, albo skrupulatnie przygotowanej check listy? Oto kilka wskazówek:

I. Racjonalność

Popularne powiedzenie głosi, że papier przyjmie wszystko. To prawda – na kartce możemy napisać i zaplanować dosłownie wszystko. Musimy zatem pamiętać, aby robić to w sposób racjonalny – szczególnie na początku drogi do doskonałej organizacji.

Kiedy zaczynamy przygodę z systematycznym planowaniem, może okazać się, że chcemy wziąć na siebie jak najwięcej obowiązków. Nie przesadzajmy jednak z ilością zadań na każdy dzień i nie wypełniajmy naszego kalendarza po brzegi. Zostawmy sobie margines na tak zwane niezapowiedziane sytuacje, aby łatwiej nam było  przeorganizować czas w ciągu danego dnia – bez szkody dla całego grafiku.

II. Jedna rzecz na raz

Wbrew powszechnemu przekonaniu i mitowi wielozadaniowości, nie warto zabierać się za zbyt wiele rzeczy na raz. Zwłaszcza jeśli wszystkie są ważne i priorytetowe. Nawet jeśli terminy nas gonią, najbardziej istotna jest jakość, a nie ilość. Dlatego też, planujmy swój czas w taki sposób, by wykonywać jedną rzecz na raz. Jeśli jest to zadanie obszerne, podzielmy je na jeszcze mniejsze elementy i zróbmy z nich check listę. Wówczas będzie nam dużo łatwiej skupić się na tym, co rzeczywiście mamy do zrobienia. Kiedy już zakończymy jedno zadanie, będziemy czuli dużą satysfakcję i z pełnią siłą oraz koncentracją zabierzemy się za kolejne zadania.

III. Systematyczność

Nauka dobrej organizacji nie należy do łatwych. Zarządzanie czasem to nawyk i umiejętność zarazem. Najpierw więc musimy popracować nad tym, by planowanie weszło nam w krew i stało się codziennym rytuałem. Z tego powodu, prowadzenie kalendarza, aktualizowanie aplikacji i sporządzanie nowych check list powinno przebiegać systematycznie. Codziennie pamiętajmy o tym, że te trzy narzędzia są naszymi przyjaciółmi, a ich zadaniem jest pomóc nam w lepszej organizacji życia osobistego i zawodowego. Korzystanie z nich na co dzień sprawi, że organizacja czasu stanie się przyjemnością i pomoże uniknąć nam wielu stresów i frustracji związanych z natłokiem obowiązków.

IV. Planowanie wolego czasu

Często racjonalne i systematyczne planowanie służy po to, by efektywnie zarządzać pracą i stać się bardziej wydajnym, co z całą pewnością pomaga w rozwoju kariery. Musimy przy tym pamiętać, iż osiąganie sukcesów zawodowych to nie jedyna zaleta planowania.

Jeśli będziemy dobrze organizować swój czas, wówczas bez problemu znajdziemy w kalendarzu miejsce na aktywność fizyczną, podróże i rodzinę. Równowaga pomiędzy pracą a życiem osobistym jest równie ważna, jak umiejętność zarządzania zadaniami. Pamiętaj, że odpoczynek i regeneracja to istotne elementy zdrowego stylu życia.

Koniecznie przeczytaj więcej na temat znaczenia regeneracji dla naszego zdrowia.

PODZIEL SIĘ